Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
1. Verantwortlicher
Wolfgang Meyer
IT-Lösungen
Südallee 14
56203 Höhr-Grenzhausen
Telefon: 017381454824
E-Mail: info@itloesungen.net
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Software, unserer Inhalte und Leistungen sowie zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. an einem sicheren und stabilen Betrieb).
3. Registrierung und Nutzerkonto
Bei der Registrierung erheben wir die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Angaben (u. a. Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Zugangsdaten). Nach der Registrierung versenden wir eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink; ohne Bestätigung ist eine Anmeldung nicht möglich. Diese Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert und anschließend im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtlich) archiviert.
4. Von Ihnen erfasste Kunden-, Kontakt- und Belegdaten
Innerhalb der Software können Sie eigene Daten erfassen und verwalten. Im Modul Faktura sind das insbesondere Kunden-, Artikel-, Angebots- und Rechnungsdaten. Im Modul CRM kommen Kontakt- und Adressdaten hinzu: Firmen und Ansprechpartner mit Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, dazu Herkunft der Adresse, Schlagworte, Bemerkungen, die Kontakt-Historie (etwa Telefonate, E-Mails oder persönliche Gespräche) und Wiedervorlagen. Adressen können auch als Liste (CSV-Datei) importiert werden.
Alle diese Daten gehören zu Ihrem Unternehmen; wir verarbeiten sie ausschließlich, um Ihnen die Software zur Verfügung zu stellen (Auftragsverarbeitung). Sie selbst sind als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung dieser Daten verantwortlich. Das gilt besonders für Adressdaten Dritter, die Sie in das CRM importieren: Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese Daten rechtmäßig erhalten haben, die betroffenen Personen wie vorgeschrieben informieren und deren Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch) erfüllen.
Versenden Sie über das CRM Mailings, geschieht das über Ihren eigenen E-Mail-Zugang; für die werbliche Ansprache und eine dafür gegebenenfalls erforderliche Einwilligung sind Sie verantwortlich. Zur Unterstützung enthält das CRM eine Sperrliste: Eine dort eingetragene E-Mail-Adresse wird von jedem Mailing ausgeschlossen, auch wenn sie mehrfach in Ihren Adressen vorkommt. Ein Widerspruch gegen Werbung lässt sich damit dauerhaft umsetzen.
5. Hosting
Diese Website und die Anwendung cleveroffice.cloud werden auf Servern folgenden Anbieters betrieben:
WMIT Hosting GbR
Rheinstr. 100
56235 Ransbach-Baumbach
Der Hosting-Anbieter erhebt in sogenannten Server-Logfiles automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verwendeter Browser). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung und Absicherung des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
6. E-Mail-Versand
E-Mails (u. a. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Rechnungsversand per Mail) werden über eine Mailbox bei unserem Hosting-Anbieter WMIT Hosting GbR (Anschrift siehe oben) versendet.
7. Zahlungsabwicklung (Abonnement)
Für die Abrechnung kostenpflichtiger Abonnements setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) ein. Jedes gebuchte Modul ist ein eigenes Abonnement; die Angaben zur Zahlung werden dabei nur einmal hinterlegt und für alle Ihre Module verwendet. Bei Abschluss eines Abonnements werden die dafür erforderlichen Daten (u. a. IBAN für die SEPA-Lastschrift, Rechnungsadresse) direkt an Stripe übermittelt und dort verarbeitet; wir selbst speichern keine vollständigen Kontodaten, sondern erhalten von Stripe lediglich die letzten vier Ziffern der IBAN zur Anzeige in Ihren Kontoeinstellungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/de/privacy.
8. Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, insbesondere ein Session-/ Authentifizierungs-Cookie, um Sie nach der Anmeldung während Ihrer Sitzung zu erkennen. Diese Cookies sind für den Betrieb der Software zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO) und können nicht deaktiviert werden, ohne die Funktion der Software einzuschränken. Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein.
9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB) bestehen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.
10. Ihre Rechte
Ihnen stehen als betroffener Person folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes, für uns also:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
12. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.